今回は、Excel for the web（旧Excel Online）をWebブラウザ上で使用する方法と活用法について紹介します。
Microsoft Excel（マイクロソフト エクセル）は多くのユーザーがデスクトップアプリケーションとして利用していますが、インターネット接続環境があれば、ブラウザだけでも基本的な機能が無料で使えます。
この記事では、Excel for the webの特徴、基本機能、デスクトップ版との違い、効果的な活用法について解説します。
Excel for the webとは？
Excel for the web（旧名：Excel Online）は、Microsoftが提供するブラウザベースのExcelアプリケーションです。OneDriveやSharePoint Onlineと連携して、インターネット接続があればどこからでもExcelファイルを作成、編集、共有することができます。デスクトップ版のExcelをインストールしていないパソコンやデバイスからでも利用可能で、基本的な機能は無料で提供されています。
Excel for the webを使用するには、Microsoftアカウントが必要です。アカウントを作成して、OneDriveにサインインするだけで、利用を開始できます。
Excel for the webで利用できる主な機能
ブラウザ版のExcelでは、デスクトップ版の全機能は利用できませんが、多くの基本機能が実装されています。以下は主な機能です：
- シートの作成と編集
- 基本的な数式の入力と計算
- セルの書式設定（フォント、色、罫線など）
- 条件付き書式
- データの並べ替えとフィルタリング
- 基本的なグラフ作成
- テーブルの作成
- 画像の挿入
- ハイパーリンクの追加
- 複数人でのリアルタイム共同編集
デスクトップ版との主な違い
Excel for the webは、デスクトップ版と同様の操作感で使用できるよう設計されていますが、いくつかの制限があります。主な違いは以下の通りです：
1. 使用できない高度な機能
Excel for the webでは、以下のような高度な機能は使用できません：
- マクロ機能（VBA）
- Power Pivot、Power Query
- 高度なデータ分析ツール
- ピボットテーブルの詳細設定
- データの検証
- 高度なセキュリティ設定（ブックの保護など）
- フォームコントロール
- 一部のアドイン機能
2. ファイルサイズとパフォーマンスの制限
Excel for the webでは、大きなサイズのファイルや複雑な計算を含むファイルの処理は、デスクトップ版に比べて遅くなることがあります。特に、100メガバイト(MB)以上のファイルはSharePoint Onlineでの閲覧ができないという制限があります。また、大量のデータを含むファイルはパフォーマンスが低下する可能性があります。
3. オフライン利用の制限
Excel for the webは、インターネット接続が必要です。オフラインでの作業はできないため、常時接続環境が必要となります。一方、デスクトップ版はオフラインでも問題なく使用できます。
Excel for the webのメリット
デスクトップ版に比べて機能は限定的ですが、Excel for the webには多くのメリットがあります：
1. 無料で利用できる
Microsoftアカウントを持っていれば、基本的な機能は無料で利用できます。Excelデスクトップ版を購入する必要がない場合は、コスト削減になります。
2. デバイスを選ばない
Webブラウザさえあれば、Windows、Mac、Chromebook、Linuxなどのオペレーティングシステムに関係なく利用できます。また、タブレットやスマートフォンのブラウザからもアクセス可能です。
3. リアルタイム共同編集
Excel for the webの重要な特徴の一つが、複数人でのリアルタイム共同編集機能です。チームで一つのファイルを同時に編集でき、お互いの変更をリアルタイムで確認できます。編集中のセルは色分けされ、誰が何を編集しているかが視覚的に分かります。
4. 自動保存機能
変更内容は自動的に保存されるため、作業中のデータが失われる心配がありません。停電やクラッシュが発生しても、ほとんどの場合、データは保護されています。
5. Microsoft 365サービスとの連携
OneDrive、Teams、SharePointなどのMicrosoft 365サービスとシームレスに連携できます。これにより、チームでのファイル共有やコラボレーションがスムーズに行えます。
Excel for the webの活用シーン
Excel for the webは、以下のようなシーンで特に活用できます：
1. チームでの共同作業
複数メンバーが同時に編集する必要があるプロジェクト管理表、スケジュール表、予算計画などに最適です。リアルタイム共同編集機能により、最新情報を常に共有できます。
2. 外出先での急な編集作業
デスクトップ版Excelがインストールされていないパソコンを使用する場合や、外出先でスマートフォンやタブレットから急ぎの編集が必要な場合に便利です。
3. シンプルなデータ入力作業
複雑な機能を必要としない基本的なデータ入力や集計作業には、Excel for the webで十分対応できます。アンケート結果の集計、簡易的な売上管理、在庫リストなどに利用できます。
4. 学習・教育目的
Excelの基本操作を学ぶ初心者や学生にとって、無料で利用できるExcel for the webは学習ツールとして最適です。基本的な関数や書式設定、グラフ作成などの基礎スキルを身につけることができます。
Excel for the webの始め方
Excel for the webを利用するための基本的な手順は以下の通りです：
- Microsoftアカウントを作成（既にある場合はスキップ）
- OneDrive（onedrive.live.com）にアクセスしてサインイン
- 新しいExcelブックを作成する場合は、「作成」→「Excelブック」を選択
- 既存のファイルを使用する場合は、「アップロード」からファイルをアップロード
- ファイル名をクリックしてExcel for the webで開く
アップロードしたファイルは、自動的にOneDriveに保存され、いつでもアクセスできます。また、作業中のファイルはWebブラウザで開いたまま、「Excelで開く」ボタンをクリックすれば、デスクトップ版Excelでさらに高度な編集を行うこともできます。
まとめ
Excel for the webは、インターネット接続環境があれば無料で利用できる便利なツールです。デスクトップ版の全機能を備えているわけではありませんが、基本的な機能とリアルタイム共同編集機能を提供しており、多くのシーンで活用できます。
デスクトップ版とブラウザ版を状況に応じて使い分けることで、Excelをより効率的に活用できます。複雑な分析や高度な機能が必要な場合はデスクトップ版を、基本的な編集や共同作業が中心の場合はブラウザ版を選ぶというように、用途に合わせた選択が可能です。
Excel for the webはMicrosoftが継続的に機能改善を行っており、今後もさらに機能が追加されていくことが期待されます。